AI驱动的PDF发票解析工具：集成Google Drive、Google Sheets和OpenAI

适用对象

本工作流特别适合：

• 通过Google Drive管理发票的企业
• 希望减少手动输入并提高准确度的企业主
• 需要实现发票处理自动化的财务团队

解决什么问题？

人工处理发票耗时、易错且效率低下。本方案通过以下方式解决问题：

• 全自动化处理 从检测到数据提取再到存储
• AI精准识别 关键发票字段
• 减轻人工负担 同时保持合规性和一致性

工作流功能

本方案通过以下步骤建立自动化发票处理系统：

1. 实时监控Google Drive文件夹 中的新PDF发票
2. 下载PDF文件 并使用OCR技术提取内容
3. 利用AI(OpenAI) 解析关键字段：发票编号、日期、总额、供应商、明细、税费等
4. 数据验证 确保符合JSON结构规范
5. 将结构化数据存储到Google Sheets 便于查阅和生成报告

核心优势：

• AI技术同时支持文本型和扫描版PDF发票
• 在Google Sheets生成可搜索的结构化数据库
• 可根据需求自定义处理频率

设置指南

1. 复制Google Sheets模板
   👉 PDF发票解析器模板

2. 连接Google Drive账户 到Drive Trigger和File Download节点

3. 在AI解析节点添加 OpenAI API密钥

4. 在存储节点关联 Google Sheet

5. 放入测试PDF发票 到监控文件夹

所需凭证：

• OpenAI API密钥
• Google Drive访问权限
• Google Sheets访问权限

自定义设置

• 调整扫描频率 (默认每分钟)
• 对接会计软件 如QuickBooks、Xero
• 替换AI模型 例如Gemini、Claude