使用OpenAI和Google表格实现PDF发票自动化处理与审批流程

适用对象

本工作流特别适合：

• 财务团队 – 需要快速处理发票并减少错误
• 中小型企业 – 希望实现发票收取、审核和存储自动化
• 运营经理 – 需要审批流程和集中化记录管理

解决什么问题？

人工处理发票耗时、易出错且缺乏规范。本方案通过以下方式解决：

• 自动收取发票 – 支持邮件、Google网盘和网页表单多种来源
• AI数据提取 – 告别手动录入
• 邮件审批系统 – 保留人工审核环节
• 自动存储数据 – 将已审批发票存入Google表格便于查询
• 实时通知 – 审批结果自动告知相关方

工作流功能

全流程发票处理包含：

1. 三种输入方式：Google网盘监控、Gmail附件、网页表单
2. PDF文本提取 – 原生解析技术
3. AI智能分析 – 使用GPT-4提取供应商、金额、到期日等字段
4. 动态分类 – 通过AI识别差旅/软件/公用事业等类型
5. 邮件审批 – 内嵌表单收集审批意见
6. 自动记录 – 所有数据实时更新至Google表格
7. 拒付通知 – 自动发送至财务部门跟进

设置指南

1. 复制Google表格模板：
   👉 带审批流程的PDF发票解析模板
2. 连接Google网盘 – 指定发票文件夹
3. 设置Gmail – 监控含PDF附件的邮件
4. 启用表单触发器 – 接收内外部用户直接上传
5. 输入OpenAI密钥 – 用于AI数据处理节点
6. 配置Google表格 – 设置数据存储位置
7. 设置收件邮箱 – 审批通知和拒付提醒
8. 测试运行 – 使用样本发票验证全流程

自定义建议

• 更换输入源 – 改用Outlook或Slack上传
• 增加验证步骤 – 添加正则表达式或关键词检查
• 调整AI模板 – 根据财务系统修改JSON结构
• 对接财务软件 – 集成Xero/QuickBooks或自定义API
• 分类路由 – 按供应商/类型设置不同处理逻辑
• 多级审批 – 添加高层级审批环节
• 审计日志 – 使用数据库记录审批历史